業務別の相談例
AIで何ができるかを、
仕事別に考える。
AIを入れることを先に決めず、いま困っている仕事から、試す範囲と人が確認する範囲を整理します。
以下は導入実績ではなく、相談を具体化するための例です。株式会社kokuuは兵庫県淡路市を拠点に、地域を限定せずご相談を受け付けています。
日々の仕事に近いところから。
一つの業務と少量のデータで、役に立つかを確かめます。
紙やPDFの記録を、あとから探せる形にする
申込書や点検記録が紙やPDFで残り、必要な内容を探したり一覧へ転記したりする作業に時間がかかる。
書式が近い記録を少量選び、日付・場所・内容など必要な項目を取り出せるか試します。
読み取りにくい文字や空欄を人が確認し、元の書類へ戻れる状態で保存します。
Excelへの転記や集計を減らす
同じ内容を複数の表へ入力している。自由記述の表記が揃わず、集計の前に手直しが必要になる。
入力元と利用先を確認し、決まったルールで処理できる部分と、文章の整理が必要な部分を分けます。
計算や転記は通常の自動化を優先し、AIを使う箇所は結果を確認できる形にします。
社内資料から必要な情報を探しやすくする
手順書や過去の記録が複数の場所にあり、詳しい人へ聞かないと必要な情報へたどり着けない。
対象を一つの業務に絞り、限られた資料だけで検索や回答の精度を確かめます。
回答と一緒に参照元を示し、閲覧できる人と扱ってよい資料の範囲を決めます。
メールや報告書の下書きをつくる
似た内容の連絡や報告を何度も書いているが、相手や状況に合わせた調整は毎回必要になる。
過去の文章をそのまま学習させるのではなく、必要な項目と文面の型を整理して下書きを作ります。
送信や提出は自動にせず、事実・宛先・表現を担当者が確認してから使います。
AIを使わない判断
AIが合わない仕事もあります。
- 処理のルールが決まっている場合は、通常の自動化のほうが安定します。
- 今使っているサービスで解決できる場合は、新しくシステムをつくる必要はありません。
- 元の資料や入力方法が揃っていない場合は、先に情報の置き方を整えます。
相談のときに、あると分かりやすいもの。
完成した要件書は必要ありません。普段使っている書類やExcelを一つと、「誰が、いつ、何のために使っているか」が分かれば、話を始められます。個人情報や社外秘の内容は、事前に伏せていただいて構いません。
自社の仕事で試せるか、整理します。
使いたいAIが決まっていなくても大丈夫です。いま時間がかかっている仕事からお聞かせください。
AI活用について相談する